Chancen der Digitalisierung und der Einsatz von CRMs für NPOs

Die Digitalisierung bietet NPOs vielfältige Vorteile, die sowohl interne Prozesse als auch die Aussenwirkung betreffen:

Effizienzsteigerung durch Automatisierung: CRMs ermöglichen es, administrative Prozesse wie die Spenden- und Mitgliederverwaltung, E-Mail-Kampagnen und Aufgaben-Management zu automatisieren. Ein digitalisiertes CRM-System spart Zeit und Ressourcen, die wieder für die eigentlichen Kernaufgaben der Organisation genutzt werden können.

Langfristige Beziehungspflege: Ein CRM ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf Spender, Kontakte und Partner und unterstützt NPOs dabei, langanhaltende Beziehungen zu pflegen. Ein geeignetes System kann helfen, Kontaktdaten, Interaktionen und Präferenzen strukturiert abzulegen.

Gezielte und effektive Kommunikation: Durch ein CRM lassen sich Zielgruppen segmentieren und spezifisch ansprechen. Detaillierte Auswertungen können versteckte Chancen aufzeigen und helfen dabei, beispielsweise Spender gezielter anzusprechen.

Herausforderungen der Digitalisierung für NPOs

Obwohl die Chancen vielversprechend sind und einen riesigen Mehrwert bieten, setzen viele NPOs auch heute noch auf analoge Mittel oder veraltete Methoden, um ihre Geschäftsprozesse abzuwickeln. Doch woran liegt das? 

Das sind die häufigsten Gründe:

Fehlende IT-Kenntnisse

Anders als bei traditionellen For-Profit Unternehmen, gibt es in vielen NPOs keine spezialisierten IT-Teams. Das erschwert die Einführung und Wartung digitaler Systeme und erfordert eine intuitive Lösung, die auch für nicht-technische Mitarbeiter leicht bedienbar ist. Aus diesem Grund wird oftmals auf analoge oder einfache Lösungen gesetzt, welche bereits viele kennen, beispielsweise Excel oder Access. Das Problem mit solchen Lösungen ist die Skalierbarkeit, fehlende Struktur und Anbindung an andere Systeme. 

Budget- und Ressourcenknappheit

Oftmals fehlen NPOs die finanziellen Mittel, um teure Softwarelösungen zu implementieren oder Mitarbeiter umfassend zu schulen. Hier ist eine sorgfältige Planung und ein lösungsorientierter Partner notwendig, der die speziellen Anforderungen einer NPO versteht, eine geeignete und bewährte Lösung findet und kosteneffizient umsetzt.

Widerstand gegenüber Veränderung

Wie in vielen Organisationen gibt es auch in NPOs oft Vorbehalte gegen digitale Veränderung. Es ist daher wichtig, die Belegschaft mitzunehmen und sie von den Vorteilen neuer digitaler Prozesse zu überzeugen. Die Akzeptanz für Neues ist der Schlüssel zum Erfolg

Sicherheitsbedenken und Datenschutz

Besonders bei der Verwaltung sensibler Spenderdaten ist die Sicherheit ein kritischer Punkt. NPOs müssen sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen (z. B. DSGVO) eingehalten werden, was gerade im digitalen Raum komplex sein kann.

Die Microsoft Power Platform als CRM-Lösung für NPOs

Die Microsoft Power Platform bietet eine flexible und kostengünstige Möglichkeit, ein leistungsstarkes CRM-System zu etablieren. Besonders für Non-Profit Organisationen bietet Microsoft grosszügige Ermässigungen für Lizenzen an, was die Power Platform gerade bei NPOs zu einer attraktiven Lösung macht. Sie enthält folgende Kernkomponenten, die sich ideal für ein massgeschneidertes CRM einsetzen lassen:

Power Apps: Power Apps ermöglicht es, schnell und effizient benutzerdefinierte Anwendungen für spezifische CRM-Anforderungen zu erstellen. Dies kann beispielsweise eine Spenderverwaltungs-App oder eine Plattform für die Koordination von Ehrenamtlichen sein. 

Power Automate: Power Automate hilft, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Arbeitsabläufe wie die Aktualisierung von Spenderdaten, automatische Dankschreiben oder Erinnerungen lassen sich über Workflows erstellen. Die Automatisierung spart Zeit und vermeidet Fehler.

Dataverse: Dataverse ist ein zentraler Speicherort für CRM-Daten, der verschiedene Datenquellen integriert und mit anderen Microsoft-Tools nahtlos kommuniziert. NPOs können so alle relevanten Informationen an einem Ort bündeln und effizient nutzen.

Power BI: Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die es liefert. Power BI ermöglicht NPOs, fundierte Berichte und visuelle Darstellungen der CRM-Daten zu erstellen. So lassen sich Spendenverhalten und Kampagnenerfolge detailliert analysieren, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Avictis als CRM-Digitalisierungspartner für NPOs

Avictis ist ein erfahrener Partner für die Einführung von CRM-Systemen und unterstützt NPOs bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Mit einem tiefen Verständnis für die Herausforderungen und Bedürfnisse gemeinnütziger Organisationen, können wir Sie auf Ihrem Weg in die Digitalisierung unterstützen.

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