Warum der Wechsel notwendig ist

Lotus Notes war in der Vergangenheit eine solide Plattform für Geschäftsprozesse und Kommunikation. Doch in den letzten Jahren haben Unternehmen zunehmend mit folgenden Problemen zu kämpfen:

• Eingeschränkte Mobilität: Mitarbeiter erwarten heute, überall und jederzeit auf ihre Anwendungen zugreifen zu können. Lotus Notes ist hierfür nicht optimal geeignet.
• Wartungsintensität: Updates und Pflege von Domino-Servern kosten Zeit und Ressourcen.
• Integration: Moderne Unternehmen nutzen zahlreiche SaaS-Tools, die sich nur schwer mit Lotus Notes verbinden lassen.

Der Weg in die Zukunft: Schritt-für-Schritt zur Ablösung

1. Bestandsaufnahme und Analyse

Bevor Sie den Umstieg planen, analysieren Sie Ihre bestehenden Anwendungen und Prozesse. Fragen Sie sich:

• Welche Anwendungen nutzen wir heute noch aktiv?
• Welche Prozesse basieren auf Lotus Notes-Workflows?
• Welche Daten müssen migriert werden?

Praxisbeispiel: 
Ein Unternehmen nutzt Lotus Notes für Genehmigungsprozesse wie Urlaubsanträge und Reisekosten. Diese Anwendungen werden in einer Tabelle erfasst und priorisiert, um zu entscheiden, welche zuerst migriert werden sollen.

2. Priorisierung der Anwendungen

Viele Lotus Notes-Installationen enthalten Altdaten und Anwendungen, die nicht mehr aktiv genutzt werden. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Geschäftsprozesse.

Praxisbeispiel:
Ein Fertigungsunternehmen entscheidet, die Lotus-Notes-Anwendung zur Wartungsplanung zuerst zu migrieren, da diese täglich von mehreren Teams genutzt wird. Altdaten aus selten genutzten Anwendungen werden archiviert und nicht in die neue Plattform überführt.

3. Auswahl der neuen Plattform: Die Power Platform

Die Microsoft Power Platform bietet eine ideale Umgebung, um Lotus Notes-Anwendungen abzulösen. Die Kombination aus Power Apps, Power Automate und Power BI ermöglicht es, maßgeschneiderte Lösungen zu schnell und effizient zu entwickeln.

Praktische Lösungen mit der Power Platform

Die Power Platform hilft nicht nur, bestehende Anwendungen zu ersetzen, sondern optimiert diese oft auch. Hier einige Beispiele:

Beispiel 1: Genehmigungsprozesse mit Power Automate

Ein Unternehmen hat einen Genehmigungs-Workflow für Rechnungen, der bisher in Lotus Notes lief. Mit Power Automate wird dieser Prozess in wenigen Schritten digitalisiert:

• Rechnungen werden automatisch aus einem E-Mail-Postfach erfasst.
• Der Workflow benachrichtigt zuständige Mitarbeiter per Microsoft Teams.
• Freigaben erfolgen direkt über eine intuitive App in Power Apps.

Beispiel 2: Datenbanken in Power Apps

Eine interne Lotus Notes-Datenbank für Kundendaten wird durch eine Power App ersetzt:

• Die Daten werden in Dataverse, der zentralen Datenplattform von Microsoft, gespeichert.
• Benutzer können über eine benutzerfreundliche Oberfläche neue Kundeneinträge hinzufügen und bestehende Einträge aktualisieren.
• Die Anwendung ist sowohl im Browser als auch auf mobilen Geräten verfügbar.

Beispiel 3: Berichterstattung mit Power BI

Viele Unternehmen nutzen Lotus Notes für statische Berichte. Mit Power BI können Sie:

• Echtzeit-Berichte aus verschiedenen Datenquellen erstellen.
• Dynamische Dashboards mit Drilldown-Funktionen für Management und Teams bereitstellen.
• Automatische Benachrichtigungen für Abweichungen einrichten.

4. Datenmigration

Die Daten aus Lotus Notes in eine neue Umgebung zu übertragen, ist eine Herausforderung. Hierzu können Sie spezialisierte Tools und Partner einsetzen, die Ihre Daten sicher und effizient migrieren.

Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen migriert Kundendaten aus Lotus Notes in Dataverse, um sie in Power Apps und Dynamics 365 weiterzuverwenden. Die Migration erfolgt schrittweise, um Fehler zu vermeiden und die Datenqualität zu sichern.

5. Change Management

Der Erfolg des Projekts hängt von der Akzeptanz der neuen Plattform ab. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen Sie ihnen die Vorteile auf, beispielsweise die mobile Nutzung und die einfache Bedienung.

Praxisbeispiel:Ein IT-Dienstleister organisiert Workshops, in denen Mitarbeiter lernen, wie sie Power Apps nutzen, um einfache Anwendungen selbst zu erstellen – ohne IT-Abteilung. Dies steigert die Akzeptanz und motiviert die Teams.

Warum die Power Platform die beste Wahl ist

Die Microsoft Power Platform bietet zahlreiche Vorteile gegenüber Lotus Notes:

• Einfachheit: Low-Code-Tools machen die Entwicklung schneller und benutzerfreundlicher.
• Integration: Nahtlose Verknüpfung mit Microsoft 365(z.B. Outlook), Dynamics 365 und anderen Tools.
• Mobilität: Anwendungen sind direkt für mobile Geräte verfügbar.
• Flexibilität: Die Plattform wächst mit Ihrem Unternehmen und kann jederzeit erweitert werden.
• Kostenersparnis: Geringere Wartungskosten und mehr Effizienz durch Automatisierung.

Fazit

Die Ablösung von Lotus Notes ist eine Chance, Ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit der Microsoft Power Platform können Sie nicht nur alte Anwendungen ersetzen, sondern gleichzeitig innovativere, flexiblere und zukunftssichere Lösungen schaffen. Unternehmen, die diesen Schritt wagen, profitieren von höherer Effizienz, besserer Integration und einer begeisterten Belegschaft.

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